Каждый документ состоит из отдельных элементов – реквизитов. Различают постоянные и переменные реквизиты документа. Постоянные реквизиты печатаются при изготовлении бланка, переменные фиксируются на бланке в процессе заполнения.
Совокупность реквизитов, расположенных в установленной последовательности, называется формуляром. Каждый вид документа должен иметь свой формуляр-образец, то есть определенную модель построения однотипных документов.
Лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, называется бланком. Бланки изготавливаются двух форматов – А4 и А5 (например, для справок).
Группа реквизитов и их постоянных частей, воссозданная на бланке документа как единый блок, называется штампом.
Формуляр-образец предусматривает следующие реквизиты и их расположение в управленческой документации (табл. 3.1).
Таблица 3.1. Реквизиты и их расположение
Государственный Герб Украины
Располагается посередине бланка или в угловой части листа над серединой строк с названием организации
Эмблема организации или предприятия
Рядом с названием организации. Как эмблему можно использовать товарный знак, зарегистрированный в установленном порядке
Продолжение табл. 3.1
В верхнем левом углу или посередине документа
Код предприятия, учреждения, организации
В правом верхнем углу
Код формы документа
В верхнем правом углу под кодом предприятия, организации, учреждения
Название министерства или ведомства, которому подчиняется учреждение
В верхнем правом углу или посередине строки
Полное название учреждения, организации или предприятия –
В верхнем левом углу. Может наноситься 1 с помощью штампа или типографским способом
Название структурного подразделения
В верхнем левом углу. Разрешается печатать машинописным способом
Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке
В верхнем левом углу листа, оформляются согласно почтовых правил: ул. Владимирская, 68, г. Киев – 33, тел. 221-70-80.
На бланке для писем указывают номер расчетного счета в отделении банка: расчетный счет № 11632516 в Укринбанка г. Киева, МФО М 321518.
Название вида документа
Слева или посередине строки. Приводится во всех документах, кроме писем. В зависимости от зазви устанавливается формуляр, структура рэкета, особенности изложения
Документ датируется днем его подписания или утверждения. На бланках дату подписания документа ставят в левой верхней части вместе с индексом на специально отведенном для этого месте. Если же документ составлен не на бланке, то дата ставит-я под текстом слева
Продолжение табл. 3.1
В верхней левой части страницы. Этот реквизит позволяет обеспечить оперативный поиск документа, контроль исполнения
Ссылка на индекс и дату входящего документа
В верхней левой части страницы. Содержит дату и индекс, указанные в документе организацией, которая заключила ли выдавшего документ
Место составления или издания
В верхней левой части страницы. Содержит название города или населенного пункта, где выдан документ
Гриф ограничения доступа к документу
Справа под кодом формы. Записывается с ередини строки: для служебного пользования, (полностью) секретно
В личных официальных документах – справа в верхней части страницы. Каждый элемент – название учреждения, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес – пишется с новой строки
В верхней правой части документа
Переменный реквизит, который содержит информацию о дальнейшей работе с документом. Состоит из следующих элементов: фамилия и инициалы исполнителя" которому отправлен документ; указание о порядке в характере исполнения документа; срок исполнения документа; личная подпись руководителя; дата
Печатается строчными буквами, располагается под названием вида документа; как правило, начинается с предлога "о"
Отметка о контроле
3 левой стороны в верхней части поля первой страницы документа
Состоит из следующих логических элементов:
Располагается по всей ширине страницы (от поля к полю)
Продолжение табл. 3.1
Отметка о наличии приложения
Слева в верхней половине страницы
Подписывают, как правило, первый экземпляр документа. В состав подписи входят:
o указания должности (слева);
o инициалы и фамилия лица, подписавшего документ (справа);
o подпись (посередине). Расшифровка подписи в скобки не берется
o слова "согласовано" или "согласовано";
o названия должности должностного лица (включая наименование учреждения), с которым согласовывается документ;
o личной подписи;
o его расшифровки;
Располагается ниже реквизита "подпись" или на отдельной странице
Внутреннее согласование документа, его визирование. Виза состоит из личной подписи лица, визирующего документ, и даты. Небольшие замечания (1-2 строчки) располагаются перед визой: Не возражаю
Декан факультета ТЦР и ФХП (подпись) Г.О. Симахина
Прикладывается к документам, которые требуют особого заверения. Печати бывают гербовые (для документов, удостоверяющих физические или юридические права лиц) и простые (круглые, квадратные, треугольные – для документов, которые используются за пределами организации, для справок 3 места работы и др.)
В правом верхнем углу пишется слово " копия"; под реквизитом "подпись" – слово ‘правильно"; указывается дата, должность исполнителя, подпись и ее расшифровка. V при необходимости заверяется печатью
Окончание табл. 3.1
Фамилия исполнителя и номер Его телефона
Обязательный на исходящих документах (письмах, справках, заключениях). Состоит из:
o фамилии исполнителя;
o номера его служебного телефона. Ставятся в нижнем левом углу последней страницы документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
В левой или центральной части нижнего поля первой страницы; содержит:
o краткую справку об исполнении;
o слова "дела" и номер дела, к которому должен быть подшит документ;
o дату направления документа в дело;
o подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя
Отметка о переносе данных на машинный носитель
После текста, в нижней части документа. Содержит:
o запись "Информация перенесена на машинный носитель";
o подпись лица, ответственного за перенос данных;
o дату переноса
Отметка о поступлении
Содержит сокращенное название организации, получившей документ, и дату его поступления.
Располагается справа на нижнем поле документа
В верхней части документа
Главным элементом документа является текст. Это совокупность предложений, последовательно объединенных содержанием и построенных по правилам определенной языковой системы. Он является средством воспроизведения содержания, связанного одной темой, основной мыслью и структурой.
Членение текста на составляющие части, графическое отделение одной части текста от другой, а также использование нумерации заголовков, подзаголовков и т.д называется рубрикацией. Она является внешним выражением композиционной строения делового бумаги, а степень ее сложности зависит от объема, тематики, назначения документа. Самая простая рубрикация – деление текста на абзацы.
Абзац – это отступ справа в строке, которым начинается изложение новой мысли в документе, а также фрагмент текста между двумя такими отступами. В текстах англоязычных документов абзацный отступ делается изредка, зато пропускается одна строка. Следует помнить, что абзац, какой бы ни была его длина, – это внутрішньозамкнене смысловое целое, которое выражает законченную мысль.
Средняя длина абзаца должно быть 4-6 предложений, хотя в текстах документов есть абзацы, которые содержат только одно предложение. Например:
На основании вышеуказанного считаем, что представленная диссертационная работа имеет важное научное и практическое значение, соответствует требованиям ВАК к кандидатским диссертациям, а ее автор – Бондаренко Леся Александровна заслуживает присвоения ей ученой степени кандидата филологических наук (3 отзыва).
Абзацне членения текста дополняет нумерация рубрик текста, что указывает на взаимозависимость определенных разделов, частей, пунктов и их подчинения. Существует две системы нумерации – комбинированная (традиционная) и новая.
Комбинированная нумерация основывается на использовании различных типов символов – слов, букв, арабских и римских цифр. Эта система использования различных обозначений обязательно должна быть логичной, последовательной и строиться по признаку роста.
Новая система базируется на использовании только арабских цифр, расположенных в определенной последовательности. Применяя эту систему, следует придерживаться следующих правил:
o после номера части, раздела, пункта, подпункта ставится точка;
o номер каждой части включает номера высших ступеней деления:
– разделы – 1., 2., 3., 4.;
– номер подраздела состоит из номера раздела и порядкового номера подраздела, отделенного точкой – 1.2., 1.3., 1.4. т.п.;
– номер пункта содержит порядковый номер раздела, подраздела и пункта, разделенных точками – 1.1.1., 1.1.2., 1.1.3. и т.д.;
– номер подпункта состоит из номера раздела, подраздела, пункта, подпункта, разделенных точкой – 1.1.1.1., 1.1.1.2., 1.1.1.3. и т.д.
Применение новой системы нумерации упрощает обработку документов и дает возможность не употреблять словесных наименований и символов (табл. 3.2).
Таблица 3.2. Комбинированная и новая системы нумерации
Значение слова «право»
ПРА́ВО 1 , -а, мн. права́, ср. 1. только ед. ч. Совокупность устанавливаемых и охраняемых государством норм, правил поведения, регулирующих общественные отношения между людьми и выражающих волю господствующего класса. Избирательное право. Социалистическое право.
ПРА́ВО 1 … Первая составная часть сложных слов, соответствующая по значению слову право 1 , например: правоотношение, правопреемство, правоспособный.
ПРА́ВО 2 , вводн. сл. 1. В самом деле, действительно.
ПРАВО 2 … Первая составная часть сложных слов, соответствующая по значению слову правый 1 , например: правосторонний, правооппортунистический, правофланговый.
ПРА́ВО 3 . Нареч. к правый 1 (в 1 знач.). — (Малый академический словарь, МАС)
Значение слова «правый»
ПРА́ВЫЙ 1 , –ая, –ое. 1. Расположенный в той стороне тела, которая противоположна левой. Правый глаз. Правая нога. Правое ухо.
ПРА́ВЫЙ 2 , –ая, –ое; прав, права́, пра́во. 1. Ни в чем не виновный, не имеющий за собой вины, проступка. (Малый академический словарь, МАС)
Значение слова «верхний»
ВЕ́РХНИЙ , –яя, –ее. 1. Находящийся наверху, выше других, расположенный вверху; противоп. нижний. Верхний этаж. Верхняя палуба. (Малый академический словарь, МАС)
Значение слова «угол»
У́ГОЛ , угла́, предл. об угле́, в углу́ и (мат.) в угле́, м. 1. Мат. Часть плоскости между двумя прямыми линиями, исходящими из одной точки. Измерение угла. Прямой угол (равный 90°). Тупой угол (более 90°). Острый угол (менее 90°). Дополнительный угол. (Малый академический словарь, МАС)
Делаем Карту слов лучше вместе
Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!
Спасибо! Я стал чуточку лучше понимать мир эмоций.
Вопрос: взвод — это что-то нейтральное, положительное или отрицательное?
Все для раннего Развития Детей
Страницы
Знакомимся с понятиями: Справа, Слева, Сверху, Снизу
Справа, Слева, Сверху, Снизу
Игра с геометрическими фигурами. Эта игра поможет ребенку закрепить навыки ориентирования в пространстве, освоить такие пространственные понятия, как: справа, слева, сверху, снизу.
1.Положить карточку на стол перед ребенком. Ребенок должен точно рассказать как расположены фигуры на карточке. Ответить на вопросы:
-Где находиться прямоугольник?
-Прямоугольник находится посередине.
-Где находится овал?
-Овал находится справа от прямоугольника
Где находится круг?
Круг находится внизу, под прямоугольником
Где находится квадрат?
Квадрат находится слева от прямоугольника
Где находится треугольник?
Треугольник находится сверху, над прямоугольником.
При этом карточку можно поворачивать в разные стороны, изменяя расположение фигур. И задавать те же вопросы.
2. Показать карточку с фигурами ребенку. Попросить, чтобы ребенок запомнил расположение фигур. Затем ребенок закрывает глаза. Ведущий поворачивает карточку, так , чтобы фигуры поменяли свое место положение. Ребенок открывает глаза и объясняет, что поменялось,т.е. называет где был круг, а теперь где он находится, и т.д.
Задания с карточкой № 2
1. Положить карточку на стол перед ребенком. Ребенок должен точно рассказать как расположены фигуры на карточке. Ответить на вопросы:
-Где находиться прямоугольник?
-Прямоугольник находится посередине.
-Где находится овал?
-Овал находится в верхнем правом углу.
Где находится круг?
Круг находится в нижнем правом углу.
Где находится квадрат?
Квадрат находится в нижнем левом углу.
Где находится треугольник?
Треугольник находится в верхнем левом углу.
При этом карточку можно поворачивать в разные стороны, меняя расположение фигур. И задавать те же вопросы.
2.Показать карточку с фигурами ребенку. Попросить, чтобы ребенок запомнил расположение фигур. Затем ребенок закрывает глаза. Ведущий поворачивает карточку, так, чтобы фигуры поменяли свое место положение. Ребенок открывает глаза и объясняет, что поменялось,т.е. называет где был круг, а теперь где он находится, и т.д.
При этом он называет где – в верхнем (нижнем ) правом (левом) углу.
Пусть ребенок рассказывает о расположении предметов, которые его окружают, о том, что он видит на улице, дома и т.д.
